Los informes son la respuesta a «demuéstremelo». El mapa enseña el ahora; el informe enseña lo que pasó: por dónde anduvo, dónde paró y cuánto tiempo, a qué velocidad, cuánto combustible gastó y a qué hora entró y salió de cada sitio.
Para un distribuidor esto es más que una función: es lo que hace que el cliente renueve. Un cliente que solo mira el mapa se acostumbra y deja de verle valor. Uno que recibe un informe cada lunes con las horas de su flota tiene un número delante todas las semanas.
Qué contesta cada informe
- Recorridos y paradas. El más usado. Dónde estuvo, cuánto tiempo y cuánto recorrió entre parada y parada. Sirve para facturar, para pagar horas y para discutir con un cliente que dice que no llegaron.
- Exceso de velocidad. Cuántas veces, cuánto se pasó y dónde. Es la base de cualquier plan de seguridad vial.
- Entradas y salidas de zona. A qué hora llegó a cada punto y cuánto estuvo dentro. El informe que resuelve las discusiones de cumplimiento de entregas.
- Combustible. Nivel, repostajes y caídas bruscas. Solo sirve si el vehículo tiene sensor de combustible instalado.
- Eventos. El listado de todo lo que disparó una alerta, con hora y lugar.
- Servicio. El estado de los mantenimientos programados.
Cómo se genera, paso a paso
Principal
Para crear un nuevo informe o programarlo, haga clic en Herramientas-> InformesReporte
- Título – título / nombre del informe
- Tipo : seleccione el tipo de informe
- Información general : el informe muestra información básica: velocidad máxima, velocidad media, combustible consumido, longitud de ruta , etc.
- Información general (combinada) : información general que se muestra en una fila.
- Conducciones y paradas : la misma información que el informe general pero agregado: las paradas de objetos y la información de conducción, como la duración de los intervalos entre paradas, la dirección donde se detuvo el objeto.
- Hoja de viaje : muestra las coordenadas y direcciones de las paradas, el consumo de combustible, la longitud entre paradas .
- Exceso de velocidad – por exceso de velocidad casos se mostrarán en el informe, así como información adicional, como el exceso de tiempo, cuánta velocidad se ha superado.
- Baja velocidad: los casos de baja velocidad se mostrarán en el informe.
- Geofence in / out – hora de entrada / salida en cada zona y zona de salida, tiempo de permanencia en la zona.
- Eventos : información de eventos: nombre del evento, coordenadas y dirección, hora.
- Servicio : información de servicio.
- Nivel de combustible : información sobre cambios en el nivel de combustible.
- Rellenos de combustible: historial de rellenos de combustible del objeto.
- Robos de combustible: historial de robos de combustible de objetos.
- Formato : seleccione el formato en el que se generará el informe: PDF (para ver en Adobe Acrobat Reader), HTML (para ver en el navegador), XLS (para ver y editar en Microsoft Excel)
- Mostrar direcciones : se mostrarán las direcciones cercanas a los puntos de ubicación .
- Zonas en lugar de direcciones : se mostrarán los nombres de las zonas en lugar de las direcciones .
- Paradas : establezca el tiempo de las paradas para eliminar las paradas del semáforo.
- Límite de velocidad (km / h) : límite de velocidad para informes de exceso de velocidad y de baja velocidad.
Calendario
- Diariamente : los informes se enviarán todos los días del día anterior.
- Semanalmente : los informes se enviarán una vez a la semana, todos los lunes de la semana anterior.
- Enviar a correo electrónico : ingrese las direcciones de correo electrónico separadas por comas para enviar informes.
Dispositivos
Seleccione dispositivos para crear informes.
Geofences
Esto permite seleccionar zonas cuyos detalles se verán en el informe. La selección de zona solo está disponible si se elige el tipo de informe Zona de entrada / salida.
Periodo de tiempo
- Filtro : forma fácil de configurar el período de tiempo.
- Tiempo desde / Tiempo hasta : establecer el período de tiempo del informe.
Reportes generados
Todos los informes generados pueden ser visibles en esta pestaña. Puede modificarlos, regenerarlos y eliminarlos.
Registros de informes programados
Todos los informes generados programados. En caso de que no los haya recibido por correo electrónico o no lo necesite, puede revisarlos todos aquí.
Prográmelo, no lo genere a mano
Aquí está el mayor ahorro de trabajo de toda la plataforma y casi nadie lo usa: el informe se puede programar para que salga solo y llegue por correo cada semana o cada mes, sin que nadie entre a generarlo.
El efecto en el negocio es directo. Un cliente que tiene que entrar, elegir fechas y esperar, acaba no entrando. Uno que recibe el informe el lunes por la mañana en su correo tiene el servicio delante todas las semanas sin hacer nada. Deje programado al menos un informe semanal en cada cuenta que entregue. Es la mejor inversión de cinco minutos que puede hacer contra la baja de un cliente.
Formato: cuál mandar
- PDF para lo que el cliente va a leer o presentar: se ve igual en todas partes y no se puede modificar.
- Excel para lo que va a sumar o cruzar con su nómina o su facturación.
Ojo con los periodos largos: un informe detallado de una flota grande a un mes vista sale enorme y cuesta de leer. Para revisar tendencias es mejor un informe resumido; el detallado se saca del día concreto que hace falta justificar.
Errores que se repiten
- Sacar el informe equivocado. Para justificar horas de trabajo sirve el de recorridos y paradas, no el general.
- Prometer informes de combustible sin sensor. Sin sensor instalado, esos informes salen vacíos y el cliente se siente engañado.
- No revisar la zona horaria. Si las horas salen corridas, el informe no vale para justificar nada.
- No programar ninguno. El error silencioso: el cliente deja de entrar y usted no se entera hasta que no renueva.
Preguntas frecuentes
¿Cómo saco un informe de recorridos de un vehículo?
Desde Herramientas → Informes se elige el tipo de informe, los vehículos y el rango de fechas, y se genera. El de recorridos y paradas es el que muestra por dónde anduvo, dónde se detuvo y cuánto tiempo estuvo en cada parada.
¿Se pueden programar informes automáticos por correo?
Sí, y es lo más recomendable. El informe se programa para que se genere solo cada semana o cada mes y llegue al correo del cliente sin que nadie entre a sacarlo. Es lo que mantiene al cliente viendo el valor del servicio.
¿En qué formato se descargan los informes?
Se pueden descargar en PDF, que es lo adecuado cuando el cliente va a leerlo o presentarlo, y en hoja de cálculo cuando va a sumar los datos o cruzarlos con su nómina o facturación.
¿Qué informe uso para justificar las horas de trabajo?
El de recorridos y paradas, que muestra los tiempos entre parada y parada. El informe general da promedios y no sirve para justificar horas concretas.
¿Por qué el informe de combustible me sale vacío?
Porque el vehículo no tiene sensor de combustible instalado. Los informes de nivel, repostajes y caídas de combustible solo tienen datos si hay un sensor que los envíe.
Las horas del informe no coinciden con la realidad, ¿por qué?
Normalmente es la zona horaria de la cuenta o del equipo. Conviene revisarla antes de usar un informe para justificar tiempos ante un cliente.